Aquí te presento algunos puntos clave sobre cómo comunicar malos resultados en el trabajo, basados en las mejores prácticas:
Preparación y Contexto:
- Prepara el entorno: Elige un lugar tranquilo y privado donde puedas hablar sin interrupciones. Un ambiente que fomente la comunicación abierta es crucial.
- Reunión en persona (preferiblemente): Aunque sea más difícil, una conversación cara a cara ayuda a evitar malentendidos y permite una mejor lectura del lenguaje corporal. Si no es posible, una videollamada es la siguiente mejor opción.
- Comienza con un lenguaje positivo: Inicia la conversación destacando los aspectos positivos del empleado o del equipo antes de abordar los resultados negativos. Esto ayuda a crear un ambiente más receptivo.
- Sé claro y directo, pero con tacto: Evita rodeos y ambigüedades. Comunica los resultados de manera clara y concisa, pero con empatía y respeto.
- Aporta pruebas y datos concretos: No te limites a generalidades. Presenta datos, ejemplos específicos y evidencias que respalden la evaluación negativa. Esto ayuda a que el mensaje sea más objetivo y menos subjetivo.
- Cuida el lenguaje y las formas: Utiliza un lenguaje profesional y respetuoso. Evita juicios personales, ataques o lenguaje agresivo.
- Respeta la confidencialidad: No discutas los resultados con otras personas que no estén directamente involucradas.
- Si se habla del fracaso habla también de lo aprendido en el proceso.
Durante la Comunicación:
- Sé específico: En lugar de decir «Tu desempeño es malo», di «En el último trimestre, las ventas estuvieron un 15% por debajo del objetivo».
- Usa «yo» en lugar de «tú»: En lugar de decir «Tú no te comunicas bien», di «Yo he notado que la comunicación en el equipo podría mejorar en ciertos aspectos». Esto ayuda a evitar que la otra persona se sienta atacada.
- Sé oportuno: Aborda los problemas lo antes posible después de que hayan ocurrido, para que se puedan tomar medidas correctivas rápidamente.
- Deja claro el impacto: Explica las consecuencias de los malos resultados para el equipo, el departamento o la empresa.
- Busca que sea constructivo: Enfócate en soluciones y en cómo mejorar la situación. Ofrece apoyo y recursos para ayudar al empleado a superar las dificultades.
Después de la Comunicación:
- Dialoga y escucha activamente: Permite que el empleado exprese su punto de vista, haga preguntas y comparta sus preocupaciones. Escucha atentamente y responde con empatía.
- Fomenta la colaboración: Trabaja en conjunto con el empleado para desarrollar un plan de acción que le permita mejorar su desempeño.
- Ofrece apoyo y seguimiento: Brinda el apoyo necesario y realiza un seguimiento periódico para evaluar el progreso y ofrecer retroalimentación continua.
- Preguntas de apoyo: «¿Qué podemos hacer para mejorar el desempeño en los próximos meses?«, «¿Cómo podemos ayudarte desde la empresa?», «¿Qué objetivos y retos de mejora podemos establecer?».
Puntos a evitar:
- Exagerar las disculpas: Si bien es importante reconocer los errores, no te excedas en las disculpas ni te critiques a ti mismo en exceso.
- Comunicar por medios impersonales (correo electrónico o mensajes): Siempre que sea posible, prefiere la comunicación cara a cara o por videollamada.
- Hablar de las debilidades delante de otros compañeros: Esto genera inseguridad y un ambiente negativo.
Recuerda que el objetivo principal es que el empleado salga de la conversación con una comprensión clara de la situación, motivado para mejorar y con el apoyo necesario para lograrlo. La comunicación efectiva es clave para mantener un ambiente de trabajo positivo y productivo, incluso en situaciones difíciles.
Modelo sobre cómo comunicar malos resultados en el trabajo
Comunicar noticias desagradables nunca es fácil, especialmente cuando se trata de informar a un superior. Sin embargo, creo firmemente que la transparencia y la honestidad son fundamentales en el lugar de trabajo.
Hubo una ocasión en particular en la que me enfrenté a esta difícil tarea. Durante un proyecto clave, descubrimos un error significativo que afectaría nuestra fecha de entrega y, potencialmente, la satisfacción del cliente. Asumí la responsabilidad de comunicar este contratiempo a mi jefe.
Preparé una reunión detallada, asegurándome de tener todos los hechos, el alcance del problema y las posibles soluciones a mano. Fue crucial para mí presentar no solo el problema, sino también un plan de acción claro para mitigar los impactos negativos.
Al hablar con mi jefe, fui directo y claro sobre la situación. Explicando que, aunque el error fue un revés, nuestro equipo ya estaba trabajando en correcciones y estrategias para asegurar que cumpliríamos con nuestros compromisos de la mejor manera posible.
Esta experiencia reforzó la importancia de la comunicación efectiva y el liderazgo proactivo. Aprendí que enfrentar los problemas de frente y con un plan sólido es esencial para mantener la confianza y el respeto en cualquier relación profesional.
